Protokolle

Ergebnisprotokoll der 10. Beiratssitzung der Dorfladen Immensen UG i.G.

 

 

Sitzung am 23. Januar 2019, 20:00 Uhr

 

Anwesend (stimmberechtigt, alphabetisch)

Bock, Andreas

Clement, Michael

Lange, Jan

Manthey, Anke

Rustein, Karsten

 

Entschuldigt

Falk, Oliver

Lange, Jörn

 

Anwesend (beratend, alphabetisch)

Bähre, Björn

Gode, Annika

Rustein, Bianca

Schmidt, Monika

Worm, Franz

 

 

 

Tagesordnung

siehe Anlage 1

 

 

TOP 1

Ordnungsgemäße Ladung und Beschlussfähigkeit werden festgestellt.

 

TOP 2

Das Protokoll der 8. Beiratssitzung vom 12. Dezember 2018 wird einstimmig genehmigt.

 

TOP 3

Dienstanweisung Geschäftsführung:

Die Dienstanweisung für Geschäftsführer/innen der Dorfladen Immensen UG (haftungsbeschränkt) wird in der als Anlage 2 beigefügten Fassung einstimmig genehmigt.

 

 

Versammlung der stillen Gesellschafter und Gesellschafterinnen sowie sonstiger Interessierter am 17.02.2019:

Alle stillen Gesellschafter und Gesellschafterinnen sollen eine persönliche Einladung erhalten.

In der Veranstaltung am 17. Februar wollen Herr Clement und Herr Worm über den aktuellen Stand des Dorfladen-Projektes, die nächsten Schritte sowie die geplante Investitionssumme berichten. Die Architektin Frau Klostermann hat sich bereit erklärt, erste von ihr skizzierte Entwürfe für eine Umnutzung des ehemaligen Volksbankgebäudes als Dorfladen vorzustellen.

Im Anschluss soll die Möglichkeit zur Diskussion gegeben sein.

 

Weiteres Vorgehen zur Abstimmung mit der Kirchengemeinde:

Hierzu wird es am 7. Februar 2019 ein Gespräch zwischen der Dorfladen Immensen UG, vertreten durch Herrn Worm, Herrn Clement und Herrn Bock, sowie Vertretern und Vertreterinnen der Kirchengemeinde Immensen geben.

 

 

Bericht aus dem Arbeitskreis Sortiment:

Frau Gode, Sprecherin des Arbeitskreises Sortiment, berichtet über die Sitzungen des Arbeitskreises am 11. und 22. Januar 2019. Herr Worm wird an den nächsten Sitzungen des Arbeitskreises am 19. Februar und 19. März 2019 teilnehmen (jeweils 20:00 Uhr, in der Verwaltungsnebenstelle). Die Protokolle der Arbeitskreis-Sitzungen sollen an die Beiratsmitglieder sowie die Geschäftsführung weitergeleitet und auf der Dorfladen-Webseite veröffentlicht werden.

 

 

TOP 5

Die nächste Beiratssitzung soll am 13.02.2019 um 20:00 Uhr im Landgasthof Scheuer stattfinden.

 

 

TOP 6 Verschiedenes

Dorfladenanteile:

Stand 23.01.2019 sind 277 Zeichnungsanträge mit einer Gesamtsumme in Höhe von 88.050 € unterzeichnet worden.

 

 

Bericht der Geschäftsführung:

Herr Worm berichtet über ein erstes telefonisches Gespräch mit der zuständigen Sachbearbeiterin der Region Hannover über die „Zuwendungsrichtlinie Regionaler Kofinanzierungsfonds (REKO)“. Herr Worm möchte in einem persönlichen Gespräch im Februar klären, ob das Dorfladen-Projekt durch Mittel aus diesem Fonds gefördert werden kann.

 

 

Michael Clement

Vorsitzender

 

Anke Manthey

Protokollführerin

Protokoll über die 8. Beiratssitzung der Dorfladen Immensen UG i.G.

 

 

Sitzung am 12. Dezember 2018, 19:30 Uhr

 

Anwesend (stimmberechtigt, alphabetisch)

Bock, Andreas

Clement, Michael

Falk, Oliver

Manthey, Anke

Rustein, Karsten

 

Entschuldigt

Lange, Jan

Lange, Joern

 

Anwesend (beratend)

Worm, Franz

 

 

 

 

Tagesordnung

 

  1. Begrüßung, Feststellung der ordnungsgemäßen Ladung und Beschlussfähigkeit

  2. Genehmigung des Protokolls der letzten Sitzung

  1. Aufgabenverteilung

  1. Recht und Rechtsfragen

  • Geschäftsordnung der Volksbank - weiteres Vorgehen

  • Gründung der UG - aktueller Stand / Gesellschaftsvertrag UG

  1. Betriebswirtschaft und Controlling

  • Finanzierungszusage der Volksbank - weiteres Vorgehen

  • weiterer Verkauf von Dorfladenanteilen

  • Vervollständigung unseres Förderungsantrages

  • Finanzierungszusage der Volksbank offen

  • Gründung der UG offen (Nennung GF, Bankverbindung, etc.)

  • Steuerberater engagieren - Meinungen zum vorhandenen Angebot

  1. Aus- und Umbau

  • Organisation der Bürgerbeteiligung / Eigenleistung

  1. Ladengestaltung

  • Ideen der Umsetzung / Organisation Arbeitskreis

  1. Marketing

  1. Sortiment

  • Bericht letztes AK Treffen

  1. Mitarbeiter, Personaleinsatzplanung

  • bleibt vorerst offen

  1. Ideenspeicher

  2. Termin nächste Sitzung

  3. Verschiedenes

 

 

Zu 1

Ordnungsgemäße Ladung und Beschlussfähigkeit werden festgestellt.

 

Zu 2

Das Protokoll der 7. Beiratssitzung vom 21. November 2018 wird ohne Gegenstimmen genehmigt.

 

Zu 3

Geschäftsordnung des Beirates:

Die Geschäftsordnung des Beirates der Dorfladen Immensen UG wird in der als Anlage beiliegenden Fassung einstimmig genehmigt.

 

 

Gesellschaftsvertrag:

Der Gesellschaftsvertrag der Dorfladen Immensen UG wird besprochen, insbesondere die Frage, ob „Vermietung“ als Gegenstand der Gesellschaft aufgeführt werden soll.

Vermietung“ soll in den § 11 der Dienstanweisung für Geschäftsführer/innen aufgenommen werden. Im § 11 sind alle Geschäftsbereiche aufgeführt, für die die Geschäftsführung die Zustimmung des Beirates benötigt.

 

Der Notartermin für die Beurkundung des Gesellschaftsvertrages und damit für die Gründung der UG ist für den 18.12.2018 terminiert. Herr Worm und Herr Clement werden ihn wahrnehmen.

 

 

Gesellschaftsvertrag der stillen Gesellschafter und Dienstanweisung für Geschäftsführer/innen:

Für Geschäfte mit einem Volumen größer als 10.000 Euro benötigt die Geschäftsführung die Zustimmung des Beirates. Eine Pflicht zur Einberufung einer Versammlung aller stiller Gesellschafter zwecks Genehmigung solcher Geschäfte ist aus Sicht des Beirates nicht zielführend, da die Geschäftsführung dadurch ihre nötige Flexibilität verlieren würde.

 

 

Auswahl Steuerberatungsbüro:

Die Geschäftsführung wird ermächtigt, die weiteren Gespräche mit der Steuerkanzlei zu führen, die die UG-Verträge und Geschäftsordnungen überarbeitet und ein Angebot über die steuerliche Beratung der Dorfladen UG unterbreitet hat.

 

 

Aus-und Umbau, Ladengestaltung, Sortiment:

Der Beirat stellt fest, dass die Themenbereiche Planung des Rohbaus, Ladengestaltung und Sortimentsauswahl nicht sinnvoll getrennt voneinander bearbeitet werden können. Das weitere Vorgehen soll mit dem Geschäftsführer und dem AK Sortiment besprochen werden.

Der Bericht vom letzten Treffen des Arbeitskreises Sortiment entfällt, da das Treffen nicht stattgefunden hat.

 

 

Dorfladen-Webseite:

Herr Gode, der die Dorfladen-Webseite aufgebaut hat, bittet darum, dass sich weitere Personen aus dem Beirat mit eigener Schreibberechtigung für die Webseite eintragen lassen.

 

Für die redaktionelle Betreuung der Webseite werden Personen vorgeschlagen, deren Bereitschaft abzuklären ist.

 

 

Zu 4

Aus der Zuhörerschaft wird vorgeschlagen, anstelle der aufwendig zu erstellenden Dorfladenzeitung ca. alle 2 Monate einen kurzen einseitigen Informationsbrief mit den aktuellen Entwicklungen im Dorfladenprojekt im Dorf zu verteilen oder als Postwurfsendung verteilen zu lassen, entweder an alle Haushalte oder auch nur an die Anteilseigner.

Der Beirat wird diesen Vorschlag für seine zukünftigen Beratungen aufnehmen.

 

Zu 5

Die nächste öffentliche Beiratssitzung soll am 23.01.2019 um 20:00 Uhr im Landgasthof Scheuer stattfinden.

 

Die Informationsveranstaltung für die stillen Gesellschafter/innen und sonstige Interessierte soll am 17.02.2019 um 15:30 Uhr im Landgasthof Scheuer stattfinden.

 

Zu 6

Herr Clement berichtet, dass inzwischen eine schriftliche Bestätigung der Landeskirche Hannover vorliegt, dass die Landeskirche keine Einwände gegen den Kauf eines Teils des Volksbankgeländes durch die Kirchengemeinde Immensen hat. Wichtig sei der Landeskirche eine Sichtbarkeit des zu errichtenden Gemeindezentrums. Der Beirat hält es - wie schon im Schreiben an die Kirchengemeinde im November ausgeführt - nach wie vor für unabdingbar, dass der Dorfladen auf dem vorderen, der Bauernstraße zugewandten Teil des Grundstücks liegt. Am 14.03.2019 soll im Landgasthof Scheuer eine Gemeindeversammlung stattfinden mit Informationen zum Pfarrhausverkauf und gemeinsamen Projekt mit der Dorfladeninitiative.

 

Der MTV stellt der Dorfladeninitiative in der nächsten Ausgabe der Vereinszeitung wiederum eine Seite zur Verfügung.

 

Herr Clement und Herr Worm werden Anfang nächsten Jahres im Politikunterricht einer 8. Klasse am Gymnasium Lehrte über das Dorfladenprojekt berichten.

 

 

 

Michael Clement

Vorsitzender

 

 

Anke Manthey

Protokollführerin

Protokoll über die 7. Beiratssitzung der Dorfladen Immensen UG i.G.

 

 

Sitzung am 21. November 2018, 19:30 Uhr

 

Anwesend (stimmberechtigt, alphabetisch)

Clement, Michael

Falk, Oliver (ab TOP 4)

Lange, Jan

Lange, Jörn

Manthey, Anke

Rustein, Karsten

 

Entschuldigt

Bock, Andreas

 

Anwesend (beratend)

Klostermann, Johanna

Worm, Franz

 

 

 

Tagesordnung

 

  1. Begrüßung, Feststellung der ordnungsgemäßen Ladung und Beschlussfähigkeit

  2. Genehmigung des Protokolls der letzten Sitzung

  1. Geschäftsführung Dorfladen Immensen UG - Ernennung Herr Franz Worm

  2. Bericht des Beirates

  • Überblick bisheriger Aktivitäten

  • Ausblick auf die nächsten Schritte

  • Vorstellung von Johanna Klostermann als Architektin, Kurzbericht über aktuellen Stand

  • Vorstellung von Franz Worm

  1. Feedback und Anregungen der Immenser und Immenserinnen

  2. Termin nächste Sitzung

  3. Verschiedenes

 

 

 

 

Zu 1

Die Beschlussfähigkeit wird festgestellt.

 

Zu 2

Das Protokoll der 6. Beiratssitzung vom 6. November 2018 wird einstimmig genehmigt. Herr Jan Lange und Herr Rustein werden sich um die Veröffentlichung des Protokolls auf der Dorfladen-Webseite kümmern. Die Veröffentlichung ist im Nachgang zur Sitzung erfolgt. Außerdem sollen die Einladungen zu den zukünftigen Beiratssitzungen auf der Webseite veröffentlicht werden.

 

Zu 3

Der oder die Geschäftsführer der Dorfladen UG werden per Inhabergesellschafter-Beschluss bestellt. Der Beirat spricht sich einstimmig für Herrn Franz Worm als ehrenamtlichen Geschäftsführer aus.

 

Zu 4

Herr Clement berichtet über verschiedene seit der Gründungsversammlung am 7.04.2018 durchgeführte Aktivitäten:

  • Beirats-Konstituierung am 20.06.2018

  • Aufbau einer Dorfladen-Webseite

  • Herausgabe der 4. Ausgabe der Dorfladen-Zeitung

  • Stellung des Antrags auf Gewährung von Fördermitteln aus dem ZILE-Programm beim Amt für regionale Landesentwicklung

  • Gespräche mit Steuerberaterinnen, Banken und dem Fachdienst Stadtplanung der Stadt Lehrte

 

Beim Ausblick auf die nächsten Schritte im Dorfladenprojekt werden unter anderem benannt:

  • Vervollständigung der Unterlagen zum Förderantrag beim Amt für regionale Landesentwicklung, insbesondere Einholung einer Banken-Finanzierungszusage

  • Abschluss der UG-Gründung

  • Durchführung einer Versammlung der stillen Gesellschafter und sonstiger Interessierter im Januar mit Vorstellung und Erörterung des Dorfladen-Bauprojektes und Wirtschaftsplan.

  • Suche nach weiteren ehrenamtlichen Geschäftsführern

 

Im Anschluss stellt sich der designierte ehrenamtliche Geschäftsführer der Dorfladen Immensen UG, Herr Franz Worm, vor. Herr Worm befindet sich, nach Abschluss seiner beruflichen Tätigkeit als Personalleiter einer großen Versicherung, seit dem 1. April im Ruhestand. Er berichtet über seine Beweggründe für eine Übernahme der ehrenamtlichen Geschäftsführertätigkeit im Dorfladen-Projekt und wirbt dafür, dass sich nun noch 1-2 weitere Personen bereit erklären, mit ihm gemeinsam die ehrenamtliche Geschäftsführertätigkeit zu übernehmen.

 

Im Anschluss berichtet die Architektin Frau Johanna Klostermann, die für den Förderantrag beim Amt für regionale Landesentwicklung eine Baukostenschätzung erstellt hatte, über Nutzungsmöglichkeiten des vorhandenen Bankgebäudes für einen Dorfladen. Kostenvorteile und Nachhaltigkeitsgründe sprechen aus ihrer Sicht gegen einen Abriss und für eine Sanierung des Bestandsgebäudes mit Vergrößerung durch einen Anbau, außerdem seien Eigenleistungen bei einer Sanierung leichter einzubringen als bei einem Neubau. Die von Frau Klostermann erstellte Kostenschätzung geht von der Sanierung der Bestandsfläche mit ca. 150 qm sowie von einem Anbau in Form einer einfachen, offenen Markthalle mit ca. 250 qm Grundfläche aus.

 

Zu 5

In einem Gedankenaustausch mit den Zuhörern werden verschiedene Aspekte des Dorfladenprojektes besprochen:

  • Parkplatzsituation: Bei der Planung wird von ca. 7 benötigten Parkplätzen ausgegangen.

  • Zuwegung: Herr Clement erläutert, dass der Weg rechts neben dem Volksbank-Gebäude von der Bauernstraße bis zur Hofeinfahrt des landwirtschaftlichen Betriebes öffentlich gewidmete Verkehrsfläche sei.

  • Zusammenarbeit mit der Kirchengemeinde: Das Volksbankgelände soll geteilt werden, die Dorfladen UG möchte den vorderen, die Kirchengemeinde den hinteren Teil erwerben. Die Kirchengemeinde ist optimistisch, die dafür nötige Bewilligung der Landeskirche zu erhalten.

  • Finanzierungsüberlegungen: Derzeit werden Gespräche über eine Bankenfinanzierung geführt. Der Umfang der nötigen Investitionen soll auf einer Versammlung der stillen Gesellschafter vorgestellt werden.

  • Alternative Standortmöglichkeiten für den Dorfladen: Die möglichen Standortalternativen sollen für den Fall wieder ins Auge gefasst werden, dass das Dorfladenprojekt auf dem Volksbankgelände nicht zu realisieren ist.

 

Zu 6

Die nächste Beiratssitzung soll am 11.12.2018 um 19:30 Uhr (Gaststätte San Royani) stattfinden.

 

Zu 7

Herr Falk wird sich um einen Informationsaustausch zwischen Frau Klostermann und der Volksbank AG zum Sanierungszustand des Daches des Volksbankgebäudes bemühen.

 

 

Michael Clement

Vorsitzender

 

 

Anke Manthey

Protokollführerin

Ergebnisniederschrift der 6. Beiratssitzung der Dorfladen Immensen UG i.G.

Sitzung am 06. November 2018, 20:00 Uhr
Anwesend (stimmberechtigt, alphabetisch)
Bock, Andreas
Falk, Oliver
Lange, Jan
Lange, Jörn
Manthey, Anke
Rustein, Karsten
 
Entschuldigt:
Clement, Michael
 
Anwesend (beratend):
Worm, Franz
Bähre, Björn
 
Tagesordnung
(geänderte Fassung, s. TOP 1):
 
1 - Begrüßung, Feststellung der ordnungsgemäßen Ladung und Beschlussfähigkeit
 
2 - Genehmigung des Protokolls der letzten Sitzung
 
3 - Geschäftsführung Dorfladen Immensen UG - Herr Franz Worm
Kurze Vorstellung, erster Gedankenaustausch
 
4 - Brief an die Kirchengemeinde Immensen - Beratung und Abstimmung
 
5 - Vorbereitung der öffentlichen Sitzung am 21. November 2018 bei Tim (grüner Salon)
- welche Inhalte wollen wir wie zeigen?
- Änderungen Arbeitskreise bekannt geben
- Dank an alle bisherigen Beteiligten
 
6 - Aufgabenverteilung
a. Recht und Rechtsfragen
- Geschäftsordnung - Beirat des Dorfladens Immensen - Vorstellung und Abstimmung
- Gründung der UG - wann wollen wir gründen (ggf. mit vorerst einem GF)
b. Betriebswirtschaft und Controlling
- Finanzierungszusage der Volksbank - weiteres Vorgehen
- weiterer Verkauf von Dorfladenanteilen
- Vervollständigung unseres Förderungsantrages
* Finanzierungszusage der Volksbank offen
* Gründung der UG offen (Nennung GF, Bankverbindung etc.)
- Steuerberater engagieren - Meinungen zum vorhandenen Angebot
c. Aus- und Umbau
- Baukostenschätzung - Diskussion aktueller Stand
 
- Organisation der Bürgerbeteiligung / Eigenleistungen
d. Ladengestaltung
- Ideen der Umsetzung / Organisation Arbeitskreis
e. Marketing
- Beteiligung / Leitung im Arbeitskreis Öffentlichkeitsarbeit
- redaktionelle Betreuung der Webseite
www.dorfladen-immensen.de
- wer?
f. Sortiment
- Bericht letztes AK Treffen - K. Rustein
g. Mitarbeiter, Personaleinsatzplanung
- bleibt vorerst offen
 
7 - Ideenspeicher
 
8 - Termin nächste Sitzung
 
9 - Verschiedenes
 
Zu 1
Die Beschlussfähigkeit wird festgestellt.
Der Beirat setzt einen zusätzlichen Punkt auf die Tagesordnung: „Brief an die Kirchengemeinde Immensen - Beratung und Abstimmung“. Durch die Einfügung nach TOP 3 der ursprünglichenTagesordnung verschieben sich die übrigen Tagesordnungspunkte nach hinten.
 
Zu 2
Das Protokoll der 5. Beiratssitzung vom 22. Oktober 2018 wird einstimmig genehmigt.
 
Zu 3
Herr Worm aus Arpke, stellt sich dem Beirat vor. Nach einem ersten Gedankenaustausch erklärt Herr Worm seine Bereitschaft zur Übernahme einer ehrenamtlichen Geschäftsführertätigkeit.
 
Zu 4
Herr Bock verteilt einen von Herrn Clement und ihm verfassten Brief an die Kirchengemeinde Immensen, der von Herrn Leißer - Pastor der Kirchengemeinde - an die Landeskirche weitergeleitet werden soll. Darin wird die Bereitschaft der Dorfladen Immensen UG erklärt, der Kirchengemeinde im Falle einer Dorfladen-Insolvenz ein Vorkaufsrecht einzuräumen sowie bei der Bauplanung, soweit möglich, die Abstimmung mit der Kirchengemeinde zu suchen. Die mit einstimmigem Beschluss genehmigte Fassung des Briefes liegt dem Protokoll als Anlage bei.
 
Zu 5
Für die Beiratssitzung am 21.11.2018 um 19:30 Uhr im Gasthaus Scheuer wird folgende vorläufige Tagesordnung aufgestellt:
 
1.
Bericht des Beirates
 
2.
Feedback und Anregungen der Immenser und Immenserinnen
 
3. Nächste Schritte im Dorfladenprojekt
 
Frau Manthey wird Mitglieder und Unterstützer ehemaliger und bestehender Arbeitskreise per e-mail einladen. Herr Jan Lange wird eine Pressemitteilung zu der Sitzung herausgeben. Beides ist im Nachgang zur Beiratssitzung geschehen. Herr Worm und Frau Klostermann, Architektin aus Arpke, haben ihre Bereitschaft zur Teilnahme an der Sitzung erklärt.
 
Zu 6
Aufgrund der fortgeschrittenen Zeit werden nur noch folgende Punkte besprochen:
- Bericht letztes AK Treffen „Sortiment“:
Herr Rustein berichtet vom Treffen des Arbeitskreises „Sortiment“ am 23.10.2018. Im Nachgang wird das Protokoll dieses Treffens allen Beiratsmitgliedern per e-mail zugeleitet (s.Anlage). Der Beirat strebt einen regelmäßigen Informationsaustausch mit dem Arbeitskreis an. Ohne enge Abstimmung darüber, was im Arbeitskreis bearbeitet werden soll, besteht die Gefahr, dass Arbeitskreismitglieder die Motivation für eine weitere Mitarbeit im Dorfladenprojekt verlieren.
 
- Webseite:
Herr Rustein erklärt seine Bereitschaft, sich um die Veröffentlichung der Protokolle der öffentlichen Beiratssitzungen auf der Dorfladen-Webseite zu kümmern.
-Baukostenschätzung:
Bei der Besprechung der Baukostenschätzung wird darauf hingewiesen, dass bei Inanspruchnahme von Fördermitteln aus dem ZILE-Programm darauf zu achten ist, dass vor Vergabe von Aufträgen, deren Höhe 500€ übersteigen, verschiedene Angebote einzuholen sind und die Bezahlung per Rechnung zu belegen ist.
 
Zu 7
Keine Beiträge
 
Zu 8
Die nächste Sitzung findet öffentlich am 21.11.2018 um 19:30 Uhr im Gasthaus Scheuer (grüner Salon) statt.
 
Zu 9
Keine Beiträge
 
Andreas Bock
2. Vorsitzender
 
 
Anke Manthey
Protokollführerin
 

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