Protokoll 8. Beiratssitzung

Protokoll über die 8. Beiratssitzung der Dorfladen Immensen UG i.G.

 

 

Sitzung am 12. Dezember 2018, 19:30 Uhr

 

Anwesend (stimmberechtigt, alphabetisch)

Bock, Andreas

Clement, Michael

Falk, Oliver

Manthey, Anke

Rustein, Karsten

 

Entschuldigt

Lange, Jan

Lange, Joern

 

Anwesend (beratend)

Worm, Franz

 

 

 

 

Tagesordnung

 

  1. Begrüßung, Feststellung der ordnungsgemäßen Ladung und Beschlussfähigkeit

  2. Genehmigung des Protokolls der letzten Sitzung

  1. Aufgabenverteilung

  1. Recht und Rechtsfragen

  • Geschäftsordnung der Volksbank - weiteres Vorgehen

  • Gründung der UG - aktueller Stand / Gesellschaftsvertrag UG

  1. Betriebswirtschaft und Controlling

  • Finanzierungszusage der Volksbank - weiteres Vorgehen

  • weiterer Verkauf von Dorfladenanteilen

  • Vervollständigung unseres Förderungsantrages

  • Finanzierungszusage der Volksbank offen

  • Gründung der UG offen (Nennung GF, Bankverbindung, etc.)

  • Steuerberater engagieren - Meinungen zum vorhandenen Angebot

  1. Aus- und Umbau

  • Organisation der Bürgerbeteiligung / Eigenleistung

  1. Ladengestaltung

  • Ideen der Umsetzung / Organisation Arbeitskreis

  1. Marketing

  1. Sortiment

  • Bericht letztes AK Treffen

  1. Mitarbeiter, Personaleinsatzplanung

  • bleibt vorerst offen

  1. Ideenspeicher

  2. Termin nächste Sitzung

  3. Verschiedenes

 

 

Zu 1

Ordnungsgemäße Ladung und Beschlussfähigkeit werden festgestellt.

 

Zu 2

Das Protokoll der 7. Beiratssitzung vom 21. November 2018 wird ohne Gegenstimmen genehmigt.

 

Zu 3

Geschäftsordnung des Beirates:

Die Geschäftsordnung des Beirates der Dorfladen Immensen UG wird in der als Anlage beiliegenden Fassung einstimmig genehmigt.

 

 

Gesellschaftsvertrag:

Der Gesellschaftsvertrag der Dorfladen Immensen UG wird besprochen, insbesondere die Frage, ob „Vermietung“ als Gegenstand der Gesellschaft aufgeführt werden soll.

Vermietung“ soll in den § 11 der Dienstanweisung für Geschäftsführer/innen aufgenommen werden. Im § 11 sind alle Geschäftsbereiche aufgeführt, für die die Geschäftsführung die Zustimmung des Beirates benötigt.

 

Der Notartermin für die Beurkundung des Gesellschaftsvertrages und damit für die Gründung der UG ist für den 18.12.2018 terminiert. Herr Worm und Herr Clement werden ihn wahrnehmen.

 

 

Gesellschaftsvertrag der stillen Gesellschafter und Dienstanweisung für Geschäftsführer/innen:

Für Geschäfte mit einem Volumen größer als 10.000 Euro benötigt die Geschäftsführung die Zustimmung des Beirates. Eine Pflicht zur Einberufung einer Versammlung aller stiller Gesellschafter zwecks Genehmigung solcher Geschäfte ist aus Sicht des Beirates nicht zielführend, da die Geschäftsführung dadurch ihre nötige Flexibilität verlieren würde.

 

 

Auswahl Steuerberatungsbüro:

Die Geschäftsführung wird ermächtigt, die weiteren Gespräche mit der Steuerkanzlei zu führen, die die UG-Verträge und Geschäftsordnungen überarbeitet und ein Angebot über die steuerliche Beratung der Dorfladen UG unterbreitet hat.

 

 

Aus-und Umbau, Ladengestaltung, Sortiment:

Der Beirat stellt fest, dass die Themenbereiche Planung des Rohbaus, Ladengestaltung und Sortimentsauswahl nicht sinnvoll getrennt voneinander bearbeitet werden können. Das weitere Vorgehen soll mit dem Geschäftsführer und dem AK Sortiment besprochen werden.

Der Bericht vom letzten Treffen des Arbeitskreises Sortiment entfällt, da das Treffen nicht stattgefunden hat.

 

 

Dorfladen-Webseite:

Herr Gode, der die Dorfladen-Webseite aufgebaut hat, bittet darum, dass sich weitere Personen aus dem Beirat mit eigener Schreibberechtigung für die Webseite eintragen lassen.

 

Für die redaktionelle Betreuung der Webseite werden Personen vorgeschlagen, deren Bereitschaft abzuklären ist.

 

 

Zu 4

Aus der Zuhörerschaft wird vorgeschlagen, anstelle der aufwendig zu erstellenden Dorfladenzeitung ca. alle 2 Monate einen kurzen einseitigen Informationsbrief mit den aktuellen Entwicklungen im Dorfladenprojekt im Dorf zu verteilen oder als Postwurfsendung verteilen zu lassen, entweder an alle Haushalte oder auch nur an die Anteilseigner.

Der Beirat wird diesen Vorschlag für seine zukünftigen Beratungen aufnehmen.

 

Zu 5

Die nächste öffentliche Beiratssitzung soll am 23.01.2019 um 20:00 Uhr im Landgasthof Scheuer stattfinden.

 

Die Informationsveranstaltung für die stillen Gesellschafter/innen und sonstige Interessierte soll am 17.02.2019 um 15:30 Uhr im Landgasthof Scheuer stattfinden.

 

Zu 6

Herr Clement berichtet, dass inzwischen eine schriftliche Bestätigung der Landeskirche Hannover vorliegt, dass die Landeskirche keine Einwände gegen den Kauf eines Teils des Volksbankgeländes durch die Kirchengemeinde Immensen hat. Wichtig sei der Landeskirche eine Sichtbarkeit des zu errichtenden Gemeindezentrums. Der Beirat hält es - wie schon im Schreiben an die Kirchengemeinde im November ausgeführt - nach wie vor für unabdingbar, dass der Dorfladen auf dem vorderen, der Bauernstraße zugewandten Teil des Grundstücks liegt. Am 14.03.2019 soll im Landgasthof Scheuer eine Gemeindeversammlung stattfinden mit Informationen zum Pfarrhausverkauf und gemeinsamen Projekt mit der Dorfladeninitiative.

 

Der MTV stellt der Dorfladeninitiative in der nächsten Ausgabe der Vereinszeitung wiederum eine Seite zur Verfügung.

 

Herr Clement und Herr Worm werden Anfang nächsten Jahres im Politikunterricht einer 8. Klasse am Gymnasium Lehrte über das Dorfladenprojekt berichten.

 

 

 

Michael Clement

Vorsitzender

 

 

Anke Manthey

Protokollführerin

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